仕事をしていると、大小様々なタスクが発生します。
特に、管理職やリーダーのような、上のポジションに就くと、その傾向が強くなります。
この記事ではタスクの処理方法を紹介します。
以下の処理方法を適切に使い分けることで、効率良く仕事ができるようになります。
・タスクリストに上がる前に処理する
タスクが発生したらタスクリスト（バックログ）で管理したくなりますが、タスクの管理には認知資源が必要になり、タスクの一覧を俯瞰して確認したり、タスクの内容を思い出したりするのに時間がかかるようになってしまいます。
例えば「メールや電話で連絡する」のようなすぐ終わるタスクなのであれば、すぐに対応して、タスクリストに書かずに済ませるのが一番良いです。
「仕事ができる人は返信が早い」と良く言われますが、これはタスクリストでの管理をできる限り避けようとするための行動と言えるでしょう。
・タスクリストに挙げて、優先度が高いものから対応する
すぐに対応できないタスクについては、タスクリストに挙げるのが鉄則です。
タスクリストに挙げることで、対応忘れを防ぐと共に、効率的にタスクを消化する作戦を立てやすくなります。
効率的にタスクを消化する作戦として、基本的なものは「優先度が高いタスクから対応する」というものです。
「優先度が高いタスク」とは、具体的には「期限が迫っていて先延ばしも難しいタスク」を指します。
期限や工数が不明の場合、先延ばしの可否が不明の場合は、あらかじめ関係者に確認を取ったり見積もりをしたりするべきです。
・適切な人にタスクを振る
上のポジションに就くと、自分一人では対応しきれない量のタスクを扱う必要が出てきます。
その場合は、タスクの対応を他の人に依頼する必要が出てきます。
タスクを依頼する場合は、タスクの性質を見て、適切な人に依頼するべきです。
例えば、自分が対応しようとした場合に調査や準備で時間がかかる難しいタスクは、専門家に振るのに適しています。
逆に、自分であれば簡単に対応でき、他の人が対応したとしてもサポートできるようなタスクであれば、若手に振るのに適しています。
・タスクを組み替える
発生したタスクを組み替えることで、効率良くタスクを処理できるようになるケースがあります。
１つのケースとして、複数のタスクを１つのタスクにまとめることで、同時に処理できるようになるケースがあります。
例えば、「システムA向けの監視バッチを作成する」と「システムB向けの監視バッチを作成する」という２つのタスクについて、この２つのシステムの共通点が多い場合は、両方に対応した監視バッチを作ることで同時に処理できるようになります。
別のケースとして、１つのタスクを複数のタスクに分解することで、タスクを効率良く処理できるようになるケースがあります。
例えば、「プログラムを作成する」というタスクについて、難しい部分と簡単な部分があるのであれば、それぞれ別のタスクに分解して別の人に振った方が効率良く処理できます。
・タスクを処理しないことを決めて許可を得る
発生したタスクの中には、「実は対応しなくても良いタスク」「むしろ対応しない方が良いタスク」が紛れ込むことがあります。
そのようなタスクについては、認知資源の節約のため、タスクを入れ込んだ人に対応しないことの許可を得た上で、タスクリスト上で完了の扱いにするべきです。
例えば、「上司向けにシステムの使い方を書類を作って教える」というタスクが発生したとします。
ここで、既存のQ&Aページを教えることでその上司がシステムの使い方を理解できるのであれば、自分で書類を作る必要は無くなります。Q&Aを教え、その上司がシステムの使い方を理解し、書類を作る必要性が無くなったことを本人に確認することで、タスク消化とみなすことができます。
