仕事を進める上で会議は欠かせません。
例えば、以下の目的で会議を行います。
・管理表やチケットで管理されたタスクの棚卸
・要件や作業状況等のヒアリング
・問題に対する対応案の検討
・成果物に対するレビュー
会議を上手く運営すると仕事はスムーズに進みますが、会議には複数の人の時間を取らせてしまうという問題もあるため、効率的な運営が欠かせません。
ここでは、会議を効率的に進めるために何を心がければ良いのかを書いていきます。
１．会議を開催するべきか考える
会議を行う利点として、
リアルタイムに相互にコミュニケーションが取れるというものがあります。
逆に言うと、その利点を活かせないのであれば、
会議を行わずに、テキストベースでやりとりして各自が作業した方が効率が良いです。
リアルタイムでの相互のコミュニケーションが必要になる場面としては、
他の人の反応により結論が変わる可能性や頻度が高い場面になります。
例えば、要件のヒアリングは話を聞くまでどのような話（結論）になるか
予測するのか難しいので、会議を開催する必要性が高いです。
逆に、プログラムの不具合の調査は、
不明点が見つからない限りは自分一人で結論を出すことができるので、
会議を開催する必要性が薄いです。
このように、まずは、会議を行う必要があるかどうかを考えるべきです。
なお、この時点で誰とリアルタイムにコミュニケーションすれば良いかが見えるので、
会議に召集する必要がある参加者も見えてきます。
２．下準備を行う
会議を行うことに決めたら、次に下準備を行います。
会議中に自分一人で行うべきタスクを実施してしまうと時間がもったいないので、
そのような作業は予め実施しておく必要があります。
例えば、タスクの棚卸を行うのであれば、
自分が把握しているタスクは全て管理表やチケットとして起票するべきです。
また、成果物のレビューを行うのであれば、
レビュー対象の成果物を叩き台の形で良いので一旦作成する必要があります。
他の方に準備を依頼するのであれば、先にその旨を通知すると良いでしょう。
準備の依頼が必要ないように思える場合についても、
予め準備したいと考える参加者がいるかもしれないので、
その場合お会議の議題やアウトラインは先に通知した方が望ましいです。
なお、会議開催までに事前準備を完了できる見込みであれば、
先に３を実施して時間を押さえてしまった方が良い場合もあります。
３．時間を設定する
会議の準備の一貫として、参加者の時間を押さえる必要があります。
特に、組織の上位者は会議に呼ばれることが多く、
空いていない時間が多いので、上位者から先に押さえるのがポイントになります。
会議の時間を押さえるのが難しいのであれば、
時間設定は先に行ってしまった方が良いです。
会議への参加が必須ではない方については、
任意参加という形で会議が存在することだけ通知し、
参加するかどうかを判断してもらい、
参加しないにしても後で結果を展開する、
という形にすると良いでしょう。
４．会議を実施する
ここまで準備ができていれば、会議の目的も内容も明確なので、
準備時に考えていた通りに会議を進めるだけです。
ここで重要になるのは、会議の中で結論を決めることです。
より具体的に言うと、
誰が何をやるのか、という次のアクションを決める必要があります。
例えば、要件のヒアリングであれば、
ヒアリング結果を元に誰がいつまでに次の提案を行うのか、
ヒアリングしきったのであれば誰がいつまでに要件定義書に書き展開するのか、
ということを決める必要があります。
また、成果物のレビューであれば、
誰がいつまでにレビューの指摘事項に対応するのか、を決める必要があります。
会議結果を忘れないように、
議事録のようなドキュメントに残し展開するのも重要です。
